Por Fabrício Dias* 

Quem não automatiza, não cresce. A automação de processos se tornou uma condição estratégica para aumentar produtividade, reduzir custos, ampliar margens de lucro e se manter competitivo no mercado de trabalho. Justamente por isso, muitas empresas brasileiras já investem automação.

Segundo estudo divulgado pela Fundação Getúlio Vargas (FGV), 78% das empresas no país adotam ferramentas de automação, mas 26% afirmam não ter conhecimento para operá-las de forma eficaz (OTRS Group, 2024). Com a inteligência artificial, o quadro é semelhante. A pesquisa aponta que 59% das empresas que automatizam já usam IA, mas, segundo o MIT Sloan Management Review, até 95% dos projetos falham em gerar impacto prático. Isso revela um cenário em que há investimento, mas falta maturidade.

Diante disso, observo que as empresas percorrem cinco níveis de maturidade, e que a maioria das organizações brasileiras ainda está no primeiro estágio da automação.

Nível 1 – Processos manuais

É o estágio da total dependência humana. Formulários em papel, planilhas, e-mails e solicitações pelo WhatsApp dominam o dia a dia. No exemplo de um reembolso de viagem a trabalho, o colaborador envia os documentos por e-mail, um estagiário imprime os comprovantes, um analista confere as informações, o gestor assina, e o financeiro digita tudo novamente no sistema. O resultado é lentidão, retrabalho e alto risco de erros.

Nível 2 – Processos automatizados

Aqui, o fluxo começa a andar sozinho. O colaborador preenche um formulário on-line, o gestor aprova digitalmente e algumas regras automáticas já agilizam o processo. Ainda não há integração com outros sistemas, mas o processo se torna digital e rastreável. Um passo importante rumo à eficiência. No nosso exemplo de fluxo de reembolso de viagens, no nível 2 a solicitação é criada pelo analista, segue um fluxo configurado e chega ao financeiro já validada.

Nível 3 – Processos automatizados com integrações

Neste ponto, os sistemas passam a conversar. O fluxo de reembolso, por exemplo, se conecta ao ERP. Quando o gestor aprova a solicitação, as informações são enviadas automaticamente, sem digitação manual. Os dados fluem de ponta a ponta, reduzindo erros, aumentando significativamente a eficiência e melhorando a visibilidade dos processos.

Nível 4: processos automatizados + integrações + RPA (automação de tarefas repetitivas).

Os robôs entram em cena. Neste nível, a automação ultrapassa os limites dos sistemas integrados: tarefas repetitivas e de baixo valor agregado passam a ser executadas por robôs de software (RPA), que interagem com diferentes aplicações exatamente como um usuário humano faria, clicando, digitando e navegando entre telas.

No fluxo de reembolso, após a integração com o ERP, o robô assume parte do trabalho do time financeiro: acessa o sistema bancário, confere dados, processa pagamentos, faz o upload dos comprovantes digitalizados e gera o recibo final, tudo de forma automática, sem intervenção humana. Essa combinação de integração e execução robótica elimina gargalos e libera as equipes para atividades analíticas, como controle orçamentário e compliance.

O ganho é de eficiência exponencial e redução drástica de retrabalho, preparando o terreno para o próximo nível, quando a inteligência artificial passa a aprimorar e tomar decisões sobre esses processos.

Nível 5: processos automatizados + integrações + RPA + IA.

O último degrau da maturidade é quando a automação ganha capacidade cognitiva. Além de executar tarefas, os sistemas passam a aprender, analisar contextos e tomar decisões com base em dados.

No fluxo de reembolso de despesas, a IA vai muito além de ler e validar comprovantes: ela interpreta o conteúdo dos documentos com OCR inteligente, identifica categorias de gastos, reconhece padrões atípicos, prevê riscos de não conformidade e até recomenda ações corretivas. Se notar, por exemplo, que um colaborador ultrapassa frequentemente o limite de hospedagem em viagens, o sistema alerta o gestor e sugere revisão da política ou treinamento preventivo.

Além disso, os dados históricos alimentam modelos preditivos que permitem antecipar comportamentos, otimizar orçamentos e melhorar a experiência do colaborador. A automação deixa de ser apenas operacional para se tornar estratégica e autônoma, com decisões baseadas em aprendizado contínuo e contexto organizacional.

Por que muitas empresas ainda estão no nível 1 da automação de processos?

A resposta está menos na tecnologia e mais nas pessoas, nos processos e na cultura. Grande parte das empresas ainda opera com estruturas herdadas do passado, com fluxos manuais, aprovações por e-mail e uma dependência de planilhas, porque mudar exige muito mais do que comprar software, exige repensar a forma de trabalhar.

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Subir na jornada de maturidade requer visão estratégica, liderança comprometida e integração entre áreas. Também demanda parceiros tecnológicos capazes de apoiar a transformação ponta a ponta, da simples digitalização até a automação inteligente com IA.

*Fabrício Dias é Diretor de Produto e Tecnologia na Lecom Tecnologia, com mais de 20 anos de experiência em desenvolvimento de software e liderança de times de P&D.  Especialista em automação inteligente, com foco em soluções de BPMS/DPA, RPA, IA e integrações corporativas.

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